Betriebliches Rechnungswesen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Belege zu sammeln und Aufzeichnungen zu führen

Unter dem Begriff "Betriebliches Rechnungswesen" sind alle Verfahren zu verstehen, die das gesamte betriebliche Geschehen zahlenmäßig erfassen und überwachen.

Diese Aufzeichnungen dienen vor allem

  • der Planung und Steuerung des Betriebsgeschehens,  
  • der Steuerbemessung sowie
  • dem Gläubigerschutz.
    .


Inhalt:

  1. Verpflichtende Aufzeichnungen
  2. Freiwillige Aufzeichnungen

1. Verpflichtende Aufzeichnungen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, alle mit Ihrem Betrieb in Zusammenhang stehende Belege zu sammeln und diese auch aufzuzeichnen. Aufzeichnungen können in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder als doppelte Buchhaltung geführt werden. Zusätzlich gibt es noch einige Erleichterungen (Pauschalierung diverser Ausgaben), die nachstehend ausgeführt werden. 

Belege, Uraufzeichnungen (z.B. Losungen, Inventur, Angebote, Arbeitsberichte, Kalender etc.) und die laufenden Aufzeichnungen sind für steuerliche Zwecke zumindest sieben Jahre aufzubewahren.

Seit 01.01.2016 besteht die Registrierkassenpflicht, welche ein ganz wesentlicher Bestandteil der Uraufzeichnung ist.


1.1. Registrierkassenpflicht

Alle Unternehmer mit einem Umsatz (Einnahmen) von zumindest € 15.000,00 pro Jahr und davon einen Barumsatz (inkludiert Zahlungen mit Kredit- oder Bankomatkarten) von zumindest € 7.500,00 sind verpflichtet, die Barumsätze mit einer Registrierkasse zu erfassen. Werden die oben genannten Grenzen unterjährig erstmals überschritten, besteht die Registrierkassenpflicht mit dem Beginn des viertfolgenden Monats.

Die Registrierkassa muss sämtliche Umsätze in einem standardisierten Datenerfassungsprotokoll erfassen, welches jederzeit von der Finanz geprüft werden kann.

Ab 01.01.2017 werden zusätzliche Informationen von der Registrierkassa erfasst, welche eine lückenlose Erfassung sämtlicher Barumsatze in der Registrierkasse sichern soll.


2. Gewinnermittlungsarten

Grundsätzlich gibt es drei Varianten der Gewinn-Ermittlung und der damit verbundenen Aufzeichnungen, die nachstehend erläutert werden.


2.1. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§4 Abs. 3 ESTG) ist für Gewerbebetriebe bis zu einem Jahresumsatz von € 700.000,00 möglich. Hierbei werden lediglich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben bei Zu- und Abfluss erfasst, und nicht bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bzw. Rechnungserhalt.


Aufzuzeichnen bzw. zu führen sind:

  • Einnahmen
  • Ausgaben
  • Wareneingangsbuch
  • Anlage-Verzeichnis für nicht sofort abschreibbare Anschaffungen
  • Lohnkonten bei Beschäftigung von Arbeitnehmern
Einnahmen
-Ausgaben
-Abschreibung
= Gewinn

2.2. Gewinnermittlung durch Durchschnittssätze ( "Pauschalierung ")


Die Pauschalierung ist eine Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, und ist als Gewinnermittlungsart bis zu einem Jahresumsatz von € 220.000,00 (Vorjahresumsatz) anwendbar.
Bei der Pauschalierung werden die Betriebsausgaben nicht in ihrer tatsächlichen Höhe sondern als Durchschnittssatz der Betriebseinnahmen angesetzt. Der anzuwendende Durchschnittssatz kann abhängig von der Tätigkeit 6% bzw. 12% der Betriebseinnahmen betragen. Ergänzend gibt es für diverse Branchen (Gastronomie, Lebensmittelhandel, Handelsvertreter usw.) spezielle branchenabhängige Pauschalierungsmöglichkeiten bzw. Bestimmungen, die sich wesentlich von der hier dargestellten Standardvariante unterscheiden können.

Zusätzlich zu den „abpauschalierten“ Betriebsausgaben können folgende Betriebsausgaben in ihrer tatsächlichen Höhe angesetzt werden:

  • Ausgaben für den Wareneinkauf (wenn in Wareneingangsbuch zu erfassen)
  • Löhne und Fremdlöhne
  • Sozialversicherungsbeiträge

    Aufzuzeichnen bzw. zu führen sind:
  • Einnahmen
  • Wareneingangsbuch
  • Lohnkonten bei Beschäftigung von Arbeitnehmern

    Das Anlagenverzeichnis kann entfallen, da auch die Abschreibung "abpauschaliert" ist. . Die Führung ist allerdings wegen eines eventuellen späteren Wechsels der Gewinnermittlungsart zu empfehlen.
Einnahmen
-Wareneinkauf
-Personalaufwand
- 6 % bzw 12 % Betriebsausgaben (abhängig von der Tätigkeit)
= Gewinn
2.2.1 Vorsteuer-Pauschalierung


Zusätzlich zur Gewinnermittlung durch Durchschnittssätze kann auch die Vorsteuer als Durchschnittsatz der (Netto-) Umsätze pauschal angesetzt werden. Auch diese kann nur angewendet werden, wenn die Vorjahresumsätze maximal € 220.000,- betragen haben.

Die Vorsteuern sind dementsprechend mit einem Durchschnittssatz von 1,8 % der (Netto-) Umsätze zu berechnen und anzusetzen.

Zusätzlich kann die Vorsteuer von

  • Investitionen in abnutzbares Anlagevermögen über EUR 1.100,- netto
  • Waren
  • Rohstoffen
  • Halberzeugnissen
  • Hilfsstoffen
  • Zubauten
  • Fremdlöhnen


in ihrer tatsächlichen Höhe angesetzt werden.

2.3. Doppelte Buchführung


Ab einem Jahresumsatz von € 700.000,00 ist der Gewinn verpflichtend durch doppelte Buchführung zu ermitteln. Darunter können auch freiwillig Bücher geführt werden. Die verpflichtende oder freiwillige Buchführung resultiert in einer Bilanz (Vermögensübersicht) und einer Gewinn- und Verlustrechnung (Ertragsübersicht).

Ein ganz wesentlicher Unterschied der doppelten Buchführung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, dass sämtliche Belege bereits bei Ausstellung bzw. Erhalt erfasst werden und nicht erst mit dem Zahlungsfluss.

Aufzuzeichnen bzw. zu führen sind:

  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Kassabuch
  • Inventur
  • Anlagenverzeichnis


Ein Wareneingangsbuch muss nicht geführt werden.


Die Aufzeichnungen im Rahmen der doppelten Buchführung sind nicht nur Selbstzweck, sondern bieten dem Unternehmer auch wesentliche Informationen zur Unternehmensführung und Planung. Insbesondere ist durch die Führung einer offenen Posten Liste leicht ersichtlich welche Forderungen und Verbindlichkeiten das Unternehmen hat und bis wann diese fällig sind. Eine detaillierte, gut strukturierte und ordentlich geführte Finanzbuchhaltung kann bereits Teilaufgaben einer Kostenrechnung (siehe nachstehend) übernehmen und bietet dem Unternehmer damit ganz wesentliche Einblicke, Analysemöglichkeiten und Entscheidungsgrundlagen zur Führung des Unternehmens.


2. Freiwillige Aufzeichnungen


2.4. Kostenrechnung

Ein privatwirtschaftlich geführtes Unternehmen kann auf die Dauer nur dann existieren, wenn der Verkaufserlös auf dem Markt größer ist, als die für die Leistungserstellung erforderlichen Kosten.

Die Ermittlung der Selbstkosten ist

  • Ausgangspunkt für die Preisfestsetzung und
  • eine unbedingte Voraussetzung für jede verantwortungsbewusste Unternehmensführung.


2.4.1 Ziel der Kostenrechnung


Ziel ist es, die Kosten der Leistungserstellung (z.B. Preis einer Arbeitsstunde) zu ermitteln und diese den direkt damit zusammenhängenden Erträgen gegenüberzustellen. Diese Informationen dienen als wesentliche Entscheidungsgrundlage für den Unternehmer (z.B. Preisgestaltung, Produktivitätssteigerungen, Identifizierung nicht kostendeckender Bereiche) und ermöglichen zeitnah Maßnahmen zur optimalen Unternehmenssteuerung zu setzen.

So ist zum Beispiel die Kenntnis der Kosten der Leistungserstellung notwendig, um eine objektiv richtig zu kalkulieren oder eine aktive Preispolitik zu betreiben, weniger produktive und daher kostenintensive Bereiche zu identifizieren oder innerbetriebliche Einsparungspotenziale zu erkennen.

Während die Zahlen der Finanzbuchhaltung zwar ein grundlegendes Verständnis der Kosten vermitteln können, sind diese zu meist für ein detailliertes Verständnis unzureichend. Vor allem die Einnahme-Ausgaben-Rechnung wird vielfach nach rein steuerlichen Gesichtspunkten ermittelt. Die in der Finanzbuchhaltung verbuchten Aufwände (Ausgaben) können sich erheblich von den tatsächlichen Kosten unterscheiden.

2.4.2 Zwecke der Kostenrechnung

  • Ermittlung der Selbstkosten als Entscheidungsgrundlage
  • Nachkalkulation von Aufträgen und Projekten
  • Errechnung der Wirtschaftlichkeit einzelner Betriebszwecke, Produktgruppen oder
    Produkte als Grundlage für die Produktions- und Absatzplanung
  • Entscheidungshilfe bezüglich der Selbst-Erstellung oder Fremdbezug

 

29.9.2016
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